Optimierung der Bestandsaufnahme von Anlagevermögen an mehreren Standorten

HERAUSFORDERUNG

Einer der größten gesetzlichen Krankenversicherer Deutschlands benötigte eine umfassende Bestandsaufnahme aller Sachanlagen in 134 Filialen und 21 Regionalzentren. Der Kunde suchte einen zuverlässigen Partner, der seine Vermögenswerte mithilfe eines vorkonfigurierten Möbelkatalogs und einer maßgeschneiderten App systematisch erfassen konnte. Im Rahmen dieses Projekts mussten rund 70.000 Sachanlagen innerhalb kurzer Zeit inventarisiert, gekennzeichnet und katalogisiert werden.

Darüber hinaus waren die bestehenden Vermögensaufzeichnungen der Krankenkasse unvollständig, was bedeutete, dass nicht erfasste Vermögenswerte während des Inventarisierungsprozesses ebenfalls identifiziert und erfasst werden mussten.

WARUM RGIS?

Das Unternehmen, das die Entwicklung der Inventar-App des Krankenversicherers betreut hatte, erkannte, dass es einen Partner für die Durchführung der physischen Bestandsaufnahme benötigte. Nach einer Recherche potenzieller Partner entschied man sich aufgrund unserer umfangreichen Erfahrung mit der Bestandsaufnahme von Anlagevermögen und unserer Fähigkeit, Großprojekte effizient zu managen, für RGIS.

UNSERE LÖSUNG

RGIS hat in Zusammenarbeit mit dem App-Anbieter eine umfassende Lösung für die Krankenkasse entwickelt:

• Planung und Schulung: Der RGIS-Bezirk Leipzig erstellte einen detaillierten Einsatzplan, der alle 134 Filialen und 21 Regionalzentren umfasste. Die RGIS-Teams wurden gemeinsam mit dem App-Anbieter in der Nutzung der App und den spezifischen Anforderungen für die Erfassung der Sachanlagen geschult. Insgesamt wurden 40 Mitarbeiter in Zweierteams für die Durchführung der Inventuren geschult.
• Bestandsaufnahme: Im Laufe von 20 Tagen führte RGIS die Bestandsaufnahme durch und erfasste jedes Asset nach Raum und Etage. Die Assets wurden mit Barcodes gekennzeichnet und mithilfe einer maßgeschneiderten App auf Tablets und Smartphones erfasst.
• Echtzeit-Datenerfassung: Alle Daten wurden sofort in die App hochgeladen, sodass der Krankenversicherer den Fortschritt in Echtzeit überwachen und sicherstellen konnte, dass alle Vermögenswerte korrekt erfasst wurden.

ERGEBNISSE

• Genauigkeit und Vollständigkeit: Die Bestandsaufnahme wurde erfolgreich abgeschlossen und umfasste 70.000 Anlagegüter. Darüber hinaus wurden mehrere zuvor nicht erfasste Vermögenswerte identifiziert und in die Unterlagen des Kunden aufgenommen, wodurch dieser nun über ein vollständiges und genaues Anlagevermögensbuchhaltungssystem verfügt.
• Kundenzufriedenheit: Die Krankenkasse war mit der Genauigkeit und Effizienz der Dienstleistung sehr zufrieden. Sowohl RGIS als auch der App-Anbieter haben die Erwartungen des Kunden übertroffen, und das Projekt wurde innerhalb des vorgesehenen Zeitrahmens abgeschlossen.
• Empfehlungen und zukünftige Möglichkeiten: Die Krankenkasse war mit den Ergebnissen so zufrieden, dass sie plant, RGIS und den App-Anbieter anderen Bundesländern zu empfehlen, wodurch sich weitere Möglichkeiten für ähnliche Projekte in ganz Deutschland eröffnen.

FAZIT

Die Krankenkasse verfügt nun über ein vollständig aktualisiertes und genaues Inventarsystem. Dadurch können sie alle Änderungen an den Vermögenswerten in Echtzeit verfolgen. Der Kunde wird wahrscheinlich auch bei zukünftigen Inventurzyklen mit RGIS und dem App-Anbieter zusammenarbeiten, da in Deutschland alle drei Jahre eine regelmäßige Bestandsaufnahme der Vermögenswerte vorgeschrieben ist. Dieses erfolgreiche Projekt hat den Ruf von RGIS als Anbieter hochwertiger Inventuren von Anlagevermögen in Zusammenarbeit mit digitalen Lösungen wie der maßgeschneiderten App gefestigt.