DSGVO – Datenschutzerklärung für Bewerber

Was ist der Zweck dieses Dokuments?

RGIS Inventur Spezialisten GmbH ist ein “Datenverantwortlicher”. Dies bedeutet, dass wir dafür verantwortlich sind zu entscheiden, wie wir personenbezogene Daten über Sie aufbewahren und verwenden. Sie erhalten ein Exemplar dieser Datenschutzerklärung, weil Sie sich um eine Zusammenarbeit mit RGIS beworben haben (sei es als Mitarbeiter, Arbeiter oder Auftragnehmer). Sie werden darüber informiert, in welchem Ausmaß und zu welchem Zweck Ihre personenbezogenen Daten verwendet und wie lange diese in der Regel aufbewahrt werden. Die Datenschutzerklärung enthält bestimmte Informationen, welche gemäß der Allgemeinen Datenschutzverordnung ((EU) 2016/679) (DSGVO) bereitgestellt werden müssen.

Datenschutzgrundsätze

Wir halten uns an die Datenschutzgesetze und -grundsätze, was bedeutet, dass Ihre Daten:

  • Rechtmäßig, fair und transparent genutzt werden; und
  • Nur für jene Zwecke erhoben werden, welche wir Ihnen ausdrücklich erläutert haben, und nicht in einer Weise verwendet werden, welche mit jenen Zwecken unvereinbar ist; und
  • Nur dergestalt werden, als dies für die ihnen bekannten Zwecke notwendig ist; der Gebrauch beschränkt sich nur auf diese Zwecke; und
  • Stets korrekt und auf dem neuesten Stand gehalten werden; und
  • Nur so lange aufbewahrt, wie es für die Zwecke, über welche Sie informiert wurden, erforderlich ist; und
  • Sicher aufbewahrt werden.

Die Art der Informationen, welche wir über Sie aufbewahren

Im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung um eine Zusammenarbeit mit RGIS werden wir die folgenden Kategorien von personenbezogenen Daten über Sie erheben, aufbewahren und verwenden:

  • Die Informationen, welche Sie uns in Ihrem Lebenslauf und Anschreiben mitgeteilt haben.
  • Die Informationen, welche Sie auf unserem Bewerbungsformular angegeben haben, einschließlich Name, Titel, Adresse, Telefonnummer, persönliche E-Mail-Adresse, Geburtsdatum, Geschlecht, Beschäftigungsgeschichte und Qualifikationen.
  • Alle Informationen, welche Sie uns während eines Bewerbungsgespräches zur Verfügung stellen.
  • Bewertungsergebnisse.

Wir können auch die folgenden Arten von sensiblen personenbezogenen Daten erfassen, aufbewahren und verwenden:

  • Informationen über Ihre rassische und ethnische Herkunft, religiöse Überzeugungen, sexuelle Orientierung und weltanschauliche  Überzeugungen.
  • Informationen über Ihren Gesundheitszustand, einschließlich aller medizinischen Zustands-, Gesundheits- und Krankheitsdaten.
  • Informationen über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten.

Wie werden Ihre personenbezogenen Daten erfasst?

Wir erfassen personenbezogene Daten (einschließlich sensibler personenbezogener Daten) über Bewerberinnen und Bewerber (wie oben aufgeführt) aus den folgenden Quellen:

  • Sie, die/der Bewerber(in).
  • Personalvermittlungen.
  • Anbieter von Hintergrundprüfungen.
  • Kreditauskunfteien.
  • Offenlegungs- und Sperrservice in Bezug auf strafrechtliche Verurteilungen.
  • Ihre benannten Schiedsrichter.

Wie wir die Informationen über Sie verwenden werden

Wir werden die personenbezogenen Daten, welche wir über Sie erfassen, verwenden, um:

  • Ihre Fähigkeiten, Qualifikationen und Eignung für die Arbeit und/oder die Rolle zu bewerten;
  • Hintergrund- und Referenzprüfungen gegebenenfalls durchzuführen;
  • mit Ihnen über den Einstellungsprozess zu kommunizieren;
  • Aufzeichnungen über unsere Einstellungsprozesse zu führen;
  • Gesetzliche oder behördliche Anforderungen einzuhalten.

Es liegt in unserem berechtigten Interesse zu entscheiden, ob Sie mit der Rolle/Arbeit beauftragt werden sollen, da es für unser Unternehmen von Vorteil wäre, jemanden für diese Rolle/Arbeit zu ernennen.

 

Wir müssen ferner Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, um zu entscheiden, ob wir mit Ihnen einen Arbeitsvertrag abschließen.

 

Nach Erhalt Ihres Lebenslaufs, Ihres Anschreibens oder Ihrer Bewerbung (und in bestimmten Fällen die Ergebnisse Ihrer Bewertung) werden wir die Informationen verarbeiten, um zu entscheiden, ob Sie die grundlegenden Voraussetzungen erfüllen, um für die Stelle in die engere Wahl zu kommen. Sodann entscheiden wir, ob Ihre Bewerbung unseren Anforderungen entspricht, um Sie zu einem Vorstellungsgespräch einzuladen. Wenn wir uns entscheiden, Sie zu einem Vorstellungsgespräch einzuladen, dienen jene Informationen, welche Sie uns bei dem Vorstellungsgespräch zur Verfügung gestellt haben, als Entscheidungsgrundlage, ob wir Ihnen die Rolle/Arbeit anbieten werden. Wenn wir uns entscheiden, Ihnen die Rolle/Arbeit anzubieten, nehmen wir sodann Referenzen auf und/oder holen einen Strafregisterauszug ein und/oder führen eine andere Überprüfungen durch, bevor wir Ihren Termin bestätigen oder Ihren Termin von entsprechenden Prüfungen abhängig machen.

Wenn Sie keine personenbezogenen Daten angeben

Wenn Sie uns auf Verlangen keine Informationen zur Verfügung stellen, welche für die Prüfung Ihrer Bewerbung erforderlich sind (z.B. Qualifikationsnachweis oder beruflicher Werdegang), können wir Ihre Bewerbung nicht erfolgreich bearbeiten. Wenn wir beispielsweise eine Bonitätsprüfung oder Referenzen für diese Rolle benötigen und Sie uns keine relevanten Angaben machen, können wir Ihren Antrag nicht weiter bearbeiten.

Wie wir besonders sensible personenbezogene Daten verwenden

Wir werden Ihre besonders sensiblen personenbezogenen Daten auf folgende Weise verwenden:

  • Wir verwenden Informationen über Ihren Invaliditätsstatus, um zu prüfen, ob wir während des Einstellungsverfahrens angemessene Anpassungen vornehmen müssen, beispielsweise bei der Frage, ob während eines Assessments oder Interviews Anpassungen vorgenommen werden müssen.
  • Wir verwenden Informationen über Ihre Rasse, nationale oder ethnische Herkunft, religiöse, philosophische oder moralische Überzeugungen, Ihr Sexualleben oder Ihre sexuelle Orientierung, um eine sinnvolle Überwachung und Berichterstattung über Chancengleichheit zu gewährleisten.

Informationen über strafrechtliche Verurteilungen

Wir gehen davon aus, dass wir Informationen verarbeiten werden.

 

Wir sammeln Informationen, welche in Ihrem Strafregisterauszug enthalten, wenn wir Ihnen die Arbeit/Rolle anbieten möchten (abhängig von Kontrollen und anderen Bedingungen, wie z.B. entsprechenden Referenzen). Wir werden von unseren Kunden aufgefordert, eine Strafregisterprüfung durchzuführen, um uns davon zu überzeugen, dass Ihr Strafregisterauszug nichts enthält, was Sie für die Ihnen zugeschriebene Rolle ungeeignet macht. Insbesondere:

Die Rollen der Bestandskontrolle erfordern ein hohes Maß an Vertrauen und Integrität, da es sich um den Umgang mit Kundenbeständen handelt, und deshalb möchten wir Sie bitten, eine grundlegende Offenlegung Ihres Strafregisterauszuges anzustreben.

Wir verfügen über eine angemessene Unternehmensrichtlinie und Schutzvorkehrungen, welche RGIS Verarbeitung solcher Daten verpflichtet ist einzuhalten.

Automatisierte Entscheidungsfindung

Sie unterliegen keiner automatisierten Entscheidungsfindung, sofern es sich um Entscheidungen handelt, welche einen wesentlichen Einfluss auf Sie haben.

Datenaustausch

Weshalb sollte RGIS meine personenbezogenen Daten an Dritte weitergeben?

All unsere Drittanbieter und andere Unternehmen innerhalb des Konzerns sind verpflichtet, geeignete Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten in Übereinstimmung mit unseren Richtlinien zu ergreifen. Wir erlauben unseren Drittanbietern nicht, Ihre personenbezogenen Daten für ihre eigenen Zwecke zu verwenden. Wir gestatten ihnen nur, Ihre personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke und in Übereinstimmung mit unseren Anweisungen zu verarbeiten.

Datensicherheit

Wir haben geeignete Sicherheitsmaßnahmen getroffen, um zu verhindern, dass Ihre personenbezogenen Daten versehentlich verloren gehen, verwendet oder auf unbefugte Weise abgerufen, verändert oder weitergegeben werden. Darüber hinaus beschränken wir den Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten auf jene Mitarbeiter, Vertreter, Auftragnehmer und andere Dritte, welche ein geschäftliches Bedürfnis an der Kenntnis Ihrer Daten haben. Sie werden Ihre personenbezogenen Daten nur auf unsere Anweisung hin verarbeiten und unterliegen der Geheimhaltungspflicht. Einzelheiten zu diesen Maßnahmen sind unter privacy@rgis.com zu finden.

 

Wir haben Verfahren zur Behandlung von vermuteten Datenschutzverletzungen eingerichtet und werden Sie und alle zuständigen Behörden über einen vermuteten Verstoß informieren, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

Datenaufbewahrung

Wie lange wird RGIS meine Daten verwenden?

Wir bewahren Ihre personenbezogenen Daten für einen Zeitraum von 6 Monaten auf, nachdem wir Ihnen unsere Entscheidung über die Ernennung mitgeteilt haben. Wir bewahren Ihre personenbezogenen Daten für diesen Zeitraum auf, um im Falle eines Klagerhebung gegen RGIS nachweisen zu können, dass wir Bewerber nicht aus verbotenen Gründen diskriminiert und dass wir die Einstellung fair und transparent durchgeführt haben. Nach Ablauf dieser Frist werden wir Ihre personenbezogenen Daten in Übereinstimmung mit unseren Richtlinien zur Datenaufbewahrung sicher vernichten.

 

Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten weiterhin aufbewahren möchten, da sich in Zukunft eine weitere Beschäftigungsmöglichkeit ergeben könnte und wir Sie möglicherweise dafür in Betracht ziehen möchten, werden wir uns persönlich an Sie wenden und Sie um Ihre ausdrückliche Zustimmung bitten, Ihre personenbezogenen Daten auf dieser Grundlage für einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren.

Zugangs-, Berichtigungs-, Löschungs- und Beschränkungsrechte

Ihre Rechte im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten

Unter bestimmten Umständen haben Sie nach dem Gesetz das Recht zur:

  • Beantragung des Zugangs zu Ihren personenbezogenen Daten (allgemein bekannt als “Antrag auf Zugang zum Datensubjekt”). Auf diese Weise können Sie eine Kopie jener personenbezogenen Daten, welche wir über Sie gespeichert haben, erhalten und überprüfen, ob wir sie rechtmäßig verarbeiten.
  • Beantragung einer Korrektur der personenbezogenen Daten, welche wir über Sie gespeichert haben. Auf diese Weise können Sie unvollständige oder ungenaue Informationen, die wir über Sie gespeichert haben, korrigieren lassen.
  • Beantragung der Löschung Ihrer personenbezogenen Daten. Auf diese Weise können Sie uns auffordern, personenbezogene Daten zu löschen oder zu entfernen, wenn es keinen triftigen Grund dafür gibt, diese weiter zu verarbeiten. Sie haben ferner das Recht zur Löschung oder Entfernung Ihrer personenbezogenen Daten, wenn Sie von Ihrem Widerspruchsrecht bezüglich der Verarbeitung Ihrer Daten Gebrauch gemacht haben (siehe unten).
  • Beantragung des Widerspruchs gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, wenn wir uns auf ein berechtigtes Interesse (oder das eines Dritten) berufen und Sie der Verarbeitung aufgrund Ihrer besonderer Umstände widersprechen. Sie können ferner von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, wenn wir Ihre personenbezogenen Daten für Direktmarketingzwecke verarbeiten.
  • Beantragung der Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Dies ermöglicht es Ihnen, uns zu bitten, die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auszusetzen, z.B. wenn Sie möchten, dass wir deren Richtigkeit oder den Grund für die Verarbeitung feststellen.
  • Beantragung der Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an eine andere Partei.

Wenn Sie Ihre personenbezogenen Daten einsehen, überprüfen, korrigieren oder löschen lassen, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten widersprechen oder die Übermittlung einer Kopie Ihrer personenbezogenen Daten an eine andere Partei verlangen möchten, wenden Sie sich bitte an privacy@rgis.com.

Recht auf Widerruf der Einwilligung

Als Sie sich für die Stelle beworben haben, haben Sie im Rahmen dieser Mitteilung Ihre Zustimmung gegeben, dass wir Ihre personenbezogenen Daten für die Zwecke der Personalbeschaffung verarbeiten dürfen. Sie haben das Recht, Ihre Einwilligung zur Verarbeitung zu diesem Zweck jederzeit zu widerrufen. Um Ihre Einwilligung zu widerrufen, wenden Sie sich bitte an privacy@rgis.com. Sobald wir die Mitteilung erhalten haben, dass Sie Ihre Einwilligung widerrufen haben, werden wir Ihren Antrag nicht mehr bearbeiten und im Rahmen unserer Aufbewahrungsrichtlinien Ihre personenbezogenen Daten sicher entsorgen.

Datenschutzbeauftragter

Wir haben einen Datenschutzbeauftragten (DSB) ernannt, der die Einhaltung dieser Datenschutzerklärung überwacht. Wenn Sie Fragen zu dieser Datenschutzerklärung oder zum Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten haben, wenden Sie sich bitte an: privacy@rgis.com. Sie haben das Recht, jederzeit eine Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde für Datenschutzfragen in Deutschland einzureichen.